博士后档案管理制度

作者:2017/05/03 04:21

一、总则

第一条 为推进我院博士后档案工作的规范化、制度化、科学化进程,提高文档的保密性,保障档案的安全保管以及合理的开发利用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》,并结合我院博士后的实际情况,特制定本制度。

第二条 博士后档案管理工作须坚决维护文档的真实性和完整性,实行统一管理、规范保存的办法。

第三条 博士后档案分为人事档案和科技档案两部分。

第四条 人事档案包括:《博士后申请表》、《博士后进站审核表》、《专家推荐信》、《博士后流动站单位学术部门考核意见表》、《博士后研究人员工作期满登记表》、《高等学校教师专业技术职务任职资格申报表》以及博士学位证书、毕业证书、体检表、身份证、户口本、结婚证、独生子女证等复印件。

第五条 科技档案包括:《博士后申请表》、《博士后研究人员工作期满登记表》、《博士后研究工作报告》、博士后中长期考核认证表记录和其他具有保存价值的相关资料。

二、档案的收集

第六条 人事档案由学院负责收集、整理和归档,交由学校统一送交博士后档案所在单位,档案随人事关系流动。

第七条 科技档案由学院研究生工作管理办公室负责收集,按相关归档要求进行整理立卷,送交校人事处,校人事处集中送交校档案馆。

第八条 学院研究生工作管理办公室负责收集博士后研究工作报告后,集中交学校图书馆和学院图书馆,并负责向档案馆提供每年出站的博士后名单。

三、归档要求

第九条 所有的文档资料必须是有关手续办理完毕后的最终资料;各项资料必需及时、准确地收集、归档。

第十条 归档材料必须用蓝色或黑色钢笔或圆珠笔书写,文字清晰,对于确实不能使用原件者,应使用复印件归档。

第十一条 归档材料必须完整、真实,个人文字材料必须有本人签字,凡材料须经相关部门盖章的,必须加盖公章。

第十二条 各归档材料应一一编号,并注明交接人或单位及交接时间。

第十三条 收集的零散材料必须立即进行整理、分类使之系统化并归档;同时必须保持文书资料之间的历史联系,充分利用原始资料,以便于保管和利用。

第十四条 整理的材料须统一规格:

1.书面材料以A4型纸为统一规格;

2.除书面材料外应备份电子文档、电子文件,统一存入各相关单位的子目录里;

3.照片、磁带、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等,与书面材料分开存放。

第十五条 如归档材料不符合要求,应及时退回,并原个人或单位重新整理并上交。

四、文档的管理与查询

第十六条博士后档案的保存与管理涉及学院的整体利益,学院应定期进行清理和检查;如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救。

第十七条 因工作需要,需要查阅文档的,须递交相关负责人盖章或签字的申请书。

第十八条 凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属开放范围的档案,并可以摘录和复制;借阅人必须进行登记,注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等;对于重要、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。

第十九条 归还文档须经交接双方经办人核对无误后,方可归档。

第二十条 对已失去保存价值的档案,应征得有关单位部门或个人同意,并造册报经有关领导批准后予以销毁;未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

五、纪律要求

第二十一条 文档的传递由学院统一负责,专人专送。

第二十二条 文档的公布须经学院博士后管理领导小组讨论通过;未经同意,任何组织或个人都无权公布。

第二十三条 任何人查阅文档时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为,文档未经允许不得擅自复制传播。

第二十四条 对按本制度应立卷归档的材料,须按规定定期向学院移交,集中管理,任何部门或个人不得擅自扣留。

六、附则

第二十五条 本制度自公布之日起生效。

第二十六条 本制度的解释权归中南财经政法大学财政税务学院博士后管理领导小组所有。